Tujuan, Syarat, Tipe - Tipe Peserta Dan Pemimpin Dalam Rapat Atau Pertemuan

HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

 

Anggota Kelompok :

Abdul Gafur
Adi Putra
Fajri Junianto
Wahyu Jatmiko

TUJUAN PERTEMUAN

Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :

u  Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

u   Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

u   Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.

u   Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.

u  Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

u  Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).

u  Dan lain-lain.

SYARAT-SYARAT PERTEMUAN

(1)   Suasana terbuka

Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.

(2)   Tidak ada monopoli

monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.

(3)    Partisipasi aktif dari peserta rapat

            Peserta rapat hendaknya menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.

(4)   Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.

            Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat dan juga harus dapat memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

(5)   Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

            hindari perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.

(6)   Pertanyaan singkat dan jelas

            Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.

(7)  Disiplin waktu

            Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

TIPE PESERTA DAN PEMIMPIN

     Tipe Tipe Peserta pertemuan

1.   Tipe pemberi informasi

                 Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki kamus berjalan.

 2.  Tipe pemberi semangat

                 Peserta rapat yang memiliki tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani.

 3.  Tipe inisiatif

                 Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat menemui kemacetan karena kurangnya atau tidak adanya data – data yang jelas untuk menyelesaikan masalah yang dibahas.

 4.  Tipe pemersatu

            Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat penuh pengertian, sabar, toleran yang tinggi, dan berjiwa besar.

 5.  Tipe penyerang

                 Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulnya pedebatan yang panjang dan menimbulkan perpecahan dalam kelompok.

 6.  Tipe perantara

            Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau menjembatani antara orang/kelompok yang berbeda.

       Peserta tapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya, dan memiliki wibawa di antara yang lainnya.

7.  Tipe pendengar

            Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif, hanya mendengarkan informasi – informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya.

Tipe – Tipe Pemimpin Rapat

1.  Tipe otoriter

            Ciri cirinya suka memaksa kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk  mengemukakan pendapatnya. 

2. Tipe demokratis

            Ciri cirinya bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pemimpin.

3. Tipe laziess – fire

            Ciri ciri : memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin bersifat pasif dan cenderung masa bodo, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.